FAQ Falperra

Para aceder ao Falperraweb deve utilizar o link https://falperra.ponto25.com/ e clicar em Login. A seguir escolha a opção web-principal e coloque os dados de acesso: entidade, utilizador e password.

Se por algum motivo não conseguir aceder à aplicação escolha a opção web-alternativo.

Caso ainda não conheça o Falperraweb pode aceder a uma versão demonstração durante 15 dias.

No Falperra encontra dois tipos de planos, um direcionado para o ramo de oficinas e outro para stands. Caso o seu negócio seja constituido pelas duas vertentes subscreva um dos planos e completa com o módulo adicional da área em falta.  
Existe uma base, que inclui os módulos Oficinas ou Stands, Vendas, Compras, Stocks, Contas Correntes, Caixa e Bancos, CRM e Referências Multibanco.

Inclui o acesso simultâneo de dois utilizadores, embora a criação de utilizadores seja ilimitada. Depois pode adicionar um conjunto de módulos disponíveis.

A segurança é um aspeto ao qual damos muita importância. Por isso os nossos servidores estão alojados nos melhores data center existentes no mercado, com backups automáticos duas vezes ao dia, semanais e mensais.

Em relação à ligação ao servidor são efetuadas através do protocolo https.

Inicialmente receberá os dados de acesso no seu e-mail, mas ao aceder ao Falperraweb pela primeira vez deverá alterar a password.

O que recomendamos é que escolha uma password fácil para se lembrar, mas difícil para se descobrir.

Sim, pode. Em cada ficha de oficina pode indicar o estado da viatura, por exemplo: em análise, em reparação, concluída, entre outros.

Pode definir os diferentes estados através da opção Tabelas - Viaturas - Estados, e posteriormente associar um estado a cada ficha.

Sim, pode. Em cada ficha pode definir uma lista de tarefas, através da qual os colaboradores podem guiar o seu trabalho na reparação das viaturas.

Pode até criar diferentes modelos de intervenção, com tarefas já definidas, assim, aquando a entrada da viatura na oficina, seleciona o modelo e as tarefas são acrescentadas à ficha.

Sim, pode. Na ficha da oficina encontra diferentes separadores através dos quais pode associar materiais utilizados durante a reparação, assim como mão-de-obra necessária.

Posteriormente pode converter essa ficha em um documento de venda, e faturar esses custos.

Sim, pode. Em caso de sinistro, na ficha de oficina encontra um separador próprio onde pode indicar a seguradora e o valor da franquia.

Automaticamente pode faturar à seguradora, creditar o valor da franquia e de seguida faturar ao cliente.

Sim. Na ficha de cada viatura pode visualizar todo o histórico de reparações, com indicação de todas as fichas de oficina, o estado correspondente e o valor da reparação.

Pode consultar também o histórico de faturação da viatura, assim como todas as observações e documentos anexados à ficha.

Sim, pode. Encontra uma tabela de vendedores, onde pode criar todos os vendedores do stand, e definir diferentes comissões.

Caso pretenda pode associar na ficha de cliente o respetivo vendedor, desta forma, ao emitir documentos de vendas, estes ficarão associados ao vendedor, para o apuramento de comissões.

Sim. Na ficha de cada viatura pode indicar se é uma viatura nova ou usada, se está disponível para venda, se é uma viatura consignada, o tipo de viatura, marca, modelo, combustível, entre outras características.

Posteriormente pode fazer pesquisas de viaturas do stand pelas diferentes características. Ou seja, pode consultar, por exemplo, apenas as viaturas novas, ou as disponíveis para venda.

Sim, pode emitir o número de recibos que pretender para um cliente. Após indicar o cliente, seleciona o número de recibos que este irá liquidar.

Podem ser pagamentos pela totalidade ou parciais, indica os valores e grava. O recibo é emitido e indica as diferentes faturas liquidadas com os valores correspondentes.

Depende. O administrador pode limitar quem edita e anula recibos, através da ficha de cada utilizador.

Desta forma, caso não tenha permissão para editar/anular um recibo, deve verificar essa questão com o administrador.

Fatura é um documento comercial emitido por um vendedor, onde constam as condições gerais da transação e o valor a pagar pelo comprador. Nas compras de menor valor a fatura pode ser substituída pela fatura simplificada, cujo conteúdo é mais básico.
 

A fatura simplificada é permitida só se o imposto for devido em território nacional e apenas em duas situações:
 

- Nas prestações de serviços que não ultrapassem os 100€ e o adquirente seja sujeito passivo ou particular; e
 

- Nas transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares desde que não seja superiores a 1 000€.

De acordo com o nº 5 do artigo 36º do CIVA , as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
 

- Nome e sede do fornecedor e do destinatário, e correspondentes NIFs;

- QR-code com o tamanho estipulado pela AT
 

- Quantidade e denominação dos bens ou serviços;
 

- Preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável;
 

- Taxas aplicáveis e o montante do imposto;
 

- Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso;
 

- Data em que os bens foram colocados à disposição ou data de prestação dos serviços, se diferente da data de emissão.

Um recibo é um comprovativo de pagamento, que deve ser emitido apenas no momento do recebimento do cliente.
 

O recibo torna-se um documento com validade fiscal para os sujeitos passivos de IVA que optem pelo regime de IVA de caixa.

Tratam-se de documentos comerciais de acerto de contas, retificativos de faturas. No caso da nota de crédito, emitida ao comprador, a função é retificar/regularizar faturas emitidas.
 

Na nota de débito a função é corrigir a não aplicação do IVA na fatura ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior ao que deveria ter sido aplicada.
 

Em ambas devem ser indicados os artigos ou serviços com respetivas quantidades e preços, assim como fazer referência à fatura a que respeitam.

Tanto a guia de remessa como de transporte são documentos logísticos e não contabilísticos que se associam ao envio e transporte de mercadorias ou prestação de serviços.
 

A única diferença é que a guia de remessa indica-nos que já ocorreu o envio da mercadoria ou a prestação de serviços, enquanto a guia de transporte acompanha a mercadoria durante todo o seu transporte.

As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
 

- Nome, sede e NIF do remetente dos bens;
 

- Nome e sede do destinatário ou adquirente dos bens;
 

- NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA;
 

- Menção de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, se for o caso;
 

- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
 

- Locais de carga e descarga;
 

- Data e hora em que se inicia o transporte.

Tanto o orçamento como a fatura proforma são documentos provisórios e informativos enviados antes da troca dos bens. O orçamento é mais utilizado para informar o cliente do melhor valor possível dos bens/serviços pretendidos.
 

A fatura proforma é usada como orçamento para a obtenção de créditos ou para facilitar trocas internacionais.

Os mapas recapitulativos são mapas que incluem a identificação dos sujeitos passivos clientes/fornecedores da empresa, onde consta o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, quando ultrapassem os 25 000€.
 

Estes mapas fazem parte da declaração anual do IVA, que deve ser entregue anualmente, por via eletrónica.

Os valores depositados na conta à ordem, efetivamente à disposição do cliente, correspondem ao saldo disponível.
 

O saldo contabilístico, além do saldo disponível, engloba também os valores que se encontram pendentes de boa cobrança.

Para fazer a abertura de caixa acede à opção Movimentos-> Venda a Público, e clica em abertura do caixa. O utilizador e nº são assumidos automaticamente, apenas tem de introduzir o valor em caixa e a seguir gravar.

No final do dia para fazer o fecho do caixa, acede ao mesmo menu mas clica em fecho do caixa, a seguir em gravar e o fecho é efetuado.

Sim, pode. Após emitir uma fatura, ou outro tipo de documento, pode utilizar as funcionalidades do módulo Arquivo Digital.

Este módulo permite que digitalize ou faça upload de documentos e estes fiquem associados às faturas que emitiu.

Na opção Movimentos-> Vendas encontra a pasta “vendas suspensas”. Cada tipo de documento possui uma pasta associada, onde encontra os documentos que iniciou mas não gravou, ou seja, encontram-se suspensos. Pode alterar esses documentos e emiti-los ou apagá-los.

Estes documentos estão numerados pela série auxiliar, mas após serem gravados a sua numeração é alterada, passando para a série principal.

Para adicionar retenção na fonte pode fazê-lo aquando da emissão da fatura, acede ao separador moeda/desconto, no campo retenção indica em percentagem qual o valor da retenção.

Se preferir pode indicar na ficha do cliente se este faz retenção de IRS, e na ficha do artigo a percentagem da retenção, assim, automaticamente a retenção é calcula na emissão de documentos.

Atenção pois deverá também alterar o layout definido para a impressão de documentos, na opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa, deve escolher um layout próprio pra a retenção.

Quando, na emissão de um documento, proceder ao lançamento de linhas com taxa de IVA 0%, será apresentada uma janela onde deve indicar o motivo da isenção e confirmar.

Os motivos de isenção encontram-se criados na opção Tabelas-> Auxiliares-> Isenções de IVA e Motivos de Credito.

As famílias e subfamílias têm a função de agrupar os artigos. Assim, na criação de cada artigo pode introduzir a respetiva família e subfamília do artigo.
 

Caso a família/subfamília ainda não esteja criada pode fazê-lo aquando a criação do artigo.

Para criar um artigo acede à opção Tabelas-> Produtos-> Artigos. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de artigo, onde deve preencher os dados e no final gravar.
 

Pode também criar novos artigos diretamente nos menus Vendas e Compras, através do botão Novo Registo.

O SAFT é um ficheiro normalizado, que engloba um conjunto de registos contabilísticos, faturação e documentos de transporte.
 

O SAFT encontra-se em formato XML, por isso se o tentar abrir não irá entender o seu conteúdo. O ficheiro é apenas entendido pelo software da AT.

Para exportar o ficheiro SAFT-PT deve aceder à opção eFatura-> SAFT-PT 1.04. Confirma o período de emissão dos documentos que pretende comunicar e a seguir clica em ficheiro.
 

Assim, automaticamente, o sistema faz o download do ficheiro, no formato XML. Se pretender pode enviar o ficheiro por e-mail, clica em e-mail, assim é apresentada uma janela de envio já com o ficheiro em anexo.

Tal como referido pela AT, desde janeiro de 2013, apenas é obrigado a comunicar, através do envio mensal do SAFT, as faturas que emite.
 

Assim, nos meses em que não emitir faturas não tem de efetuar qualquer comunicação a esse nível.

Para criar um cliente acede à opção Tabelas-> Entidades-> Clientes. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de cliente, onde deve preencher os dados e no final gravar.
 

Pode também criar um novo cliente aquando a emissão de um documento, a seguir ao campo NIF encontra o botão novo cliente.

Para alterar os dados de um cliente, acede à respetiva ficha de cliente, altera os dados e no final clica em gravar.
 

Tenha atenção que após emitir documentos relativos a esse cliente, não poderá alterar o NIF do mesmo.

Sim, pode. Ao introduzir o NIF e clicar no botão “Identificar entidade pelo número de contribuinte” o sistema automaticamente, através do portal VIES, introduz os restantes dados.

O pacote de 1.000 SMS tem um custo de 40,00€, o pacote de 5.000 SMS 150,00€ e o pacote de 10.000 SMS 300,00€, aos quais acresce IVA à taxa legal em vigor.
 

Os pacotes SMS não têm limite de validade.

Sim, pode. Acede à opção CRM-> SMS-> Envio em Série. Nesta opção pode definir quais os destinatários e escrever a mensagem.
 

Apenas serão apresentados destinatários que tenham associado nº de telemóvel na respetiva ficha.

Sim, pode. Através da opção Tabelas, acede à ficha da entidade à qual pretende enviar a SMS.
 

No campo telemóvel encontra o botão de Envio SMS, onde deve escrever a mensagem que será enviada apenas para essa entidade.

Sim. Acede à opção CRM-> SMS-> Histórico de Envios.
 

Pode indicar o período de tempo que pretende analisar e clicar em processar, assim será apresentado o histórico com indicação da data e hora de envio, destinatário e mensagem. Aqui pode também controlar o nº total de mensagens enviadas.

Sim, pode. Deve aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Gestão de Acessos aos Utilizadores. Indica o utilizador e clica em processar.

De seguida seleciona as opções que o utilizador terá acesso, pode ainda defenir o tipo de acesso: Edição, Introdução ou Consulta. No final clique em gravar.

Trata-se de um sistema que gera referências multibanco de forma automática nos documentos que emite. Assim, por exemplo, sempre que emitir uma fatura as referências são geradas e introduzidas no próprio documento, de acordo com o cliente e valor a pagar.
 

Este serviço para além de facilitar e simplificar o processo de pagamento dos seus clientes, agiliza também o processo de recebimento dos mesmos. Tornando-se uma mais-valia tanto para a empresa como para os clientes.

Quando emite uma fatura ao mesmo tempo são calculadas e emitidas as referências multibanco, de acordo com o cliente e valor a pagar, juntamente com o documento.
 

Após a receção do documento o cliente efetua o pagamento num dos terminais disponíveis. Imediatamente após o pagamento receberá uma notificação por e-mail com a indicação das referências pagas.
 

Diariamente são transferidos os valores das referências pagas e deduzidas do custo do serviço. E mensalmente receberá uma fatura-recibo com o valor dos serviços prestados.

Para aderir deve preencher o formulário de adesão ao serviço e enviá-lo, por fax, e-mail ou correio normal, para a IfthenPay, juntamente com:
 

- Comprovativo do NIB indicado no contrato, onde conste o nome de titular da conta bancária que deverá corresponder ao do contrato;
 

- No caso de empresas: código de certidão permanente da empresa e documentos de identificação dos representantes legais;
 

- No caso de empresários em nome individual: documento de identificação e declaração de início de atividade.

Após ter enviado o contrato de adesão ao serviço juntamente com toda a documentação necessária, receberá no seu e-mail os dados que deve introduzir na opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa, separador multibanco.

Deve ativar a opção multibanco e introduzir os dados de entidade, sub-entidade e chave do BackOffice. A seguir pode selecionar para que tipo de documentos pretende gerar as referências multibanco e no final clicar em gravar.

A adesão ao serviço não implica qualquer custo. Terá apenas uma taxa fixa de 0,70€ por cada pagamento multibanco efetivo, independentemente do seu valor, acrescendo IVA à taxa legal em vigor.
 

Trata-se da tarifa mais baixa, atualmente, em todo o mercado português.

Sim, pode. Deve aceder à opção Movimentos-> Tesouraria-> Recebimentos por Multibanco, aqui poderá verificar o histórico de pagamentos dos seus clientes.
 

Poderá analisar em detalhe os clientes que efetuaram pagamento, o valor pago e data de pagamento, entre outras informações.

Sim, pode. Cada utilizador pode personalizar a sua própria barra de botões. Para isso, deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Barra de Botões.
 

Pode adicionar ou retirar os botões disponíveis e também alterar a ordem de apresentação dos mesmos.

Não. O layout de cada documento necessita, obrigatoriamente, de cumprir determinados parâmetros, por isso não pode ser alterado pelo utilizador.
 

Assim, se pretender alterar o layout de um documento deve contactar o seu revendedor.

O número de série é o número que atribui validade a cada documento e permite a sua identificação.
 

Se tivermos, por exemplo, uma fatura com o número de série 1/2018, esse número de série será único para este tipo de documento. E a próxima fatura será emitida com o número 2/2018.

Deve aceder à opção Utilitários -> Importação de Dados, onde pode obter um documento modelo para a importação dos dados, com todos os campos necessários.

Para a importação deve selecionar o ficheiro, o formato suportado para a importação é o Microsoft Excel 97-2003. A seguir clique em Processar e para confirmar a importação clique em Importar.

Para obter listagens acede à opção Listagens. Aí encontra vários tipos de listagens, tais como de vendas, artigos, mapas de impostos, diário de documentos, entre outros.
 

Pode analisar as listagens, exportá-las para PDF, Excel e Word, e ainda enviá-las por e-mail.

Para emitir uma guia de transporte acede à opção Movimentos-> Vendas.
 

Seleciona o documento Guia de Transporte, de seguida introduz os elementos da guia e clica em gravar.

As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
 

- Nome, sede e NIF do remetente dos bens;
 

- Nome e sede do destinatário ou adquirente dos bens;
 

- NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA;
 

- Menção de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, se for o caso;
 

- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
 

- Locais de carga e descarga;
 

- Data e hora em que se inicia o transporte.

Os sujeitos passivos remetentes dos bens têm de comunicar os dados à AT antes do início do transporte, e podem fazê-lo por transmissão eletrónica de dados.
 

O Marvin faz a comunicação dos dados, para isso tem apenas de configurar essa opção. Assim automaticamente a aplicação comunica os dados e introduz o código do DT atribuído pela AT, que será impresso no documento.

Para configurar a comunicação de documentos deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências.
 

Seleciona a opção “WebService AT” e introduz os dados de acesso utilizados no Portal das Finanças, nome de utilizador e password. Ao configurar esta opção poderá então comunicar os documentos à AT diretamente da aplicação.

No caso de existir alguma falha na comunicação de documentos, o que aconselhamos é que volte a tentar.
 

Se a falha na comunicação persistir, deve fazer a comunicação, manualmente, através do portal das Finanças, ou via telefone.